Privacyverklaring — Vergaderruimtes

Dit reserveringsportaal voor de vergaderruimtes aan de Risseweg 22 te Weert is gemaakt en wordt technisch beheerd door THE REAL MAG. (handelsnaam van XR-Studio B.V.). Het wordt gebruikt door de bedrijven in het gebouw. We gaan zorgvuldig en conform de AVG om met gegevens en doen geen marketing: e-mailadressen worden nooit voor reclame of mailinglijsten gebruikt.

Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens van de gebruikende bedrijven: bedrijfsnaam, contactpersoon, inlog-e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en een geüpload bedrijfslogo
Reserveringen: onderwerp, datum, tijd, gekozen ruimte en eventuele opmerkingen, gekoppeld aan het reserverende bedrijf
Genodigden (optioneel): wanneer je klanten uitnodigt, het e-mailadres en eventueel de naam van de genodigde — uitsluitend om de uitnodiging te versturen
Technische gegevens (IP-adres en browser) uitsluitend ter beveiliging tegen misbruik

Waarvoor gebruiken we ze?

Het vastleggen, bevestigen en beheren van reserveringen
Het versturen van een bevestiging, een optionele herinnering en eventuele annuleringsmail aan de boeker
Het versturen van een agenda-uitnodiging met routebeschrijving aan door de boeker opgegeven genodigden
Het informeren van de beheerder over reserveringen van de vergaderruimtes

De grondslag is de uitvoering van de reservering en ons gerechtvaardigd belang bij een werkend reserveringssysteem.

Hoe lang bewaren we ze?

E-mailadressen van genodigden worden automatisch verwijderd na afloop van de afspraak — ze worden uitsluitend gebruikt om de uitnodiging te versturen en daarna niet bewaard.
Reserveringen worden bewaard zolang nodig voor het beheer en daarna automatisch opgeschoond volgens de ingestelde bewaartermijn.
Accountgegevens blijven bestaan zolang het bedrijf het portaal gebruikt; op verzoek verwijderen we het account.

Met wie delen we ze?

We delen gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden en zetten ze niet in voor marketing. De gegevens worden beveiligd opgeslagen; verzending van e-mail verloopt via onze eigen e-mailomgeving (noreply@therealmag.eu).

Beveiliging

Toegang via een beveiligde (HTTPS-)verbinding
Het beheerpaneel is afgeschermd met een wachtwoord
Elke reservering heeft een unieke, niet te raden beheerlink
De database staat lokaal (on-premise), niet bij een externe partij

Je rechten